Führungskräfte-Entwicklung

Meetingzeit einsparen

Führungskräfte verbringen in Deutschland pro Jahr ca. 7.000 Stunden in Meetings. Die meisten davon sind überflüssig. „Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, so das Fazit von Bain & Company. Vor allem fehlt den Führungskräften die Zeit ihren wichtigen Führungsaufgaben dadurch nachzukommen.

Viele Führungskräfte haben das Gefühl durch Meetings von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten zu werden. Kein Wunder, sitzen diese in Deutschland durchschnittlich 7.000 Stunden pro Jahr in Besprechungen. Auch über die Qualität der Meetings äußern sich Führungskräfte in ihren Unternehmen sehr negativ. Folgende Kritikpunkte führen diese häufig an:

Der Frust und Ärger über Unpünktlichkeit bei Meetings ist stark ausgeprägt. Kommt nur ein Teilnehmer 10 Minuten zu spät müssen alle anderen warten und verlieren wertvolle Zeit und auch Respekt voreinander. 

Meetings werden viel zu oft ohne Entscheidungen einfach vertagt. Obwohl die Führungskräfte am Tisch sitzen, werden keine bzw. zu wenig Entscheidungen getroffen. Das Gefühl: "Warum habe ich jetzt dann eine Stunde hier verbracht?"

Offensichtlich haben viele Teilnehmer in Meetings das Gefühl zu jedem Punkt auch etwas sagen zu müssen, auch wenn es nur eine Wiederholung der Meinung eines anderen Teilnehmers ist. Das kostet insgesamt unnötig Zeit.

Es ist zur Unart geworden, das viele Teilnehmer mittlerweile Smartphone und Tablet oder Laptop mit ins Meeting nehmen. Dabei geht der Blick dann immer wieder auf das Handy, es werden Mails gelesen und die Teilnehmer sind gar nicht bei der Sache.

Tipps und Empfehlungen für bessere Meetings

Wie können Sie wertvolle Zeit einsparen und gleichzeitig die Qualität Ihrer Meetings verbessern:

Bewerten Sie ob ein Meeting überhaupt sinnvoll ist und welches Ziel es verfolgt. Wollen Sie sich nur absichern bei einer Entscheidung? Streichen Sie überflüssige Meetings komplett. 

Wenn Ihre Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist, nehmen Sie am Meeting gar nicht erst teil oder nur an den Agenda-Punkten, die Ihre Anwesenheit erforderlich machen

Verschicken Sie vorab bis 48 Stunden vor dem Meeting eine Agenda. Achten Sie dabei auf Klarheit bei den einzelnen Punkten. Statt Stichpunkte, wie z. B. "Quartalszahlen" zu benennen, ist es besser, klare Fragen zu stellen: "Woran liegt es, dass der Umsatz im zweiten Quartal stagnierte?" Machen Sie in der Einladung klar, was die Ziele eines jeden Agenda-Punktes sind.
Achten Sie darauf, neben der Zeit auch den Ort des Meetings klar in die Einladung aufzunehmen. 

Die Teilnehmer sollen sich zu den einzelnen Punkten so vorbereiten, dass Sie in dem Meeting auch eine Entscheidung treffen können. Eine Möglichkeit wäre z. B. sich die Vorschläge und Ideen der Teilnehmer bereits im Vorfeld des Meetings schicken zu lassen.

Benennen Sie für das komplette Meeting oder die einzelnen Agenda-Punkte einen Moderator. Dieser führt in das jeweilige Thema ein, achtet auf die Einhaltung der Zeit, der Spielregeln und der Zielverfolgung.

Der Moderator ist auch verantwortlich das die Meeting-Spielregeln eingehalten werden. Persönliche Animositäten gilt es hintenanzustellen, Teilnehmer ausreden lassen, pünktlich zu den Meetings zu erscheinen, Meinungen zu respektieren und den gegenseitigen Respekt zu wahren. Beginnen Sie pünktlich, keine Wiederholung für zu-spät-Kommer. 

Wer während eines Meetings seine E-Mails checkt oder auf sein Smartphone starrt ist entweder überflüssig oder nicht bei der Sache. Verzichten Sie auf Laptops und Tablets während des Meetings und schalten Sie Ihre Handys aus. Machen Sie allen Teilnehmern klar, dass es keine Zuhörer gibt sondern alle aktiv sich beteiligen sollen

Halten Sie sich an die Themen, deswegen sitzen Sie zusammen. Vermeiden Sie abzuschweifen, führen Sie keine Mehrfachdiskussionen. 

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Meetingziele einhalten. Am Ende eines Meetings sollte immer eine Entscheidung stehen, die klar und verbindlich festgehalten wird. Ebenso muss klar geregelt sein, wer sich um die Umsetzung kümmert, bis wann und wie.

Entscheidungen in Unternehmen wird in der Regel nicht mit einer 100%igen Übereinstimmung getroffen. Auch wenn Sie in dem Meeting eine andere Meinung vertreten haben, respektieren Sie die getroffene Entscheidung. Vertreten Sie diese auch gegenüber Ihren Mitarbeitern. Häufig erleben wir in Unternehmen, dass Führungskräfte zu Mitarbeitern sagen: "Ich war auch nicht dafür aber die Geschäftsleitung wollte es halt so." Damit verschaffen Sie Ihren Mitarbeitern ein Alibi weil Sie zeigen, dass Sie auch nicht hinter der Entscheidung stehen. Diese bekommt dadurch von Anfang an jedoch keine Chance weil Ihr Team sofort dagegen arbeitet.

Beherzigen Sie diese Tipps, dann lassen sich sicher 20-30 % der Meetingzeiten einsparen. Eine zusätzliche Option wäre es Meetings im Stehen durchzuführen, sogenannte Turbo-Meetings. Durch das Stehen beschränken sich die Teilnehmer noch mehr auf das Wesentliche.