Wie Sie Fehlzeiten wirklich strategisch reduzieren können!

30. Mai 2018

Häufig scheitern Unternehmen mit ihren Versuchen, ihre Fehlzeit zu reduzieren. Wie sich Ihre Fehlzeiten kontinuierlich verbessern und welche Faktoren Sie dabei beachten sollten, verraten wir Ihnen in unserem neuen blog-Beitrag!

Fehlzeiten erst einmal analysieren

Da es vielfältige Abwesenheitsgründe von Mitarbeitern gibt, sollten die Fehlzeiten erst einmal nach Auslösern analysiert werden. Ein Gesundheitsprogramm hilft Ihnen nicht, wenn die Gründe in der Demotivation liegen und die beste Unternehmenskultur hilft Ihnen nicht, wenn es beschwerdegesteuerte Fehlzeiten sind.

Hierfür gibt es verschiedene Analyseinstrumente, je nachdem wieviel und was Sie bereits über die Ursachen wissen. Häufig liegen den Unternehmen bereits einige Informationen und Daten vor, z. B. aus Krankenrückkehrgesprächen, BEM-Verfahren (Betriebliches Eingliederungsmanagement), Ergebnisse der psychischen Gefährdungsbeurteilung oder Mitarbeiterbefragungen usw.

Je nachdem, wie gut die Aussagekraft Ihrer vorhandenen Daten bereits ist, setzen wir folgende Analyseinstrumente für Ihre Fehlzeitenentwicklung ein:

Mitarbeiterbefragung (online oder offline) als Fehlzeitenanalyse

Liegen zu wenig verwertbare Informationen vor, führen wir eine umfassende Mitarbeiterbefragung durch. Wir können alle Fragen und Antworten in Relation zueinander setzen, so dass wir ein sehr gutes Bild über die Situation und die Auswirkungen auf die Fehlzeiten erhalten.

Fehlzeiten-Audit

Liegen bereits Daten und Zahlen vor, führen wir mit Ihnen ein Fehlzeiten-Audit durch, bei dem wir, gemeinsam mit Ihnen, Ihre Situation unter die Lupe nehmen um Auslöser für Fehlzeiten greifbar zu machen und gemeinsame Lösungsstrategien entwickeln

Beim Fehlzeitenaudit analysieren wir Ihre bereits vorhandenen Daten und führen sowohl mit dem Management (z. B. Geschäftsleitung, Personalabteilung, Betriebsrat, Betriebsarzt, Arbeitssicherheit, usw.) als auch mit Mitarbeitern Workshops durch, um ein klares Bild Ihrer Situation zu erhalten.

Bei beiden Verfahren werden alle Informationen, die wir erhalten, den vier Hauptgruppen

  • private und soziale Lebenssituation
  • betriebliche Arbeitswelt
  • Verhalten
  • Gesundheitsanamnese

zugeordnet und entsprechend bewertet. Dadurch erhalten wir ein klares Bild davon, wie sich die Auslöser entsprechend zusammensetzen. Vor allem hilft es Unternehmen beim Verständnis für Lösungen, es steigert die Akzeptanz aller Beteiligten und führt zu nachhaltigen Ergebnissen.

Auslösergruppen und mögliche Lösungen verstehen

Ein sehr großer Anteil für Fehlzeiten liegt in der privaten und sozialen Lebenswelt von Mitarbeitern. Die Freundin hat am Wochenende Schluss gemacht, Schicksalsschläge in der Familie, ein erkranktes Kind oder der lange Arbeitsweg sind häufige Gründe für Abwesenheitszeiten. Die Situationen, die im privaten Lebensbereich Ihrer Mitarbeiter entstehen, können Sie nicht lösen, jedoch haben Sie Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern hier zu helfen und damit Fehlzeiten zu reduzieren. Der Schlüssel liegt hier in Ihrer Unternehmenskultur. Wenn sich Mitarbeiter trauen, mit ihrem Chef darüber zu sprechen, dass es ihnen aktuell privat nicht gut geht und sie daher aktuell nicht in der Lage sind 100 % ihrer Leistung zu bringen, kann dieser darauf Rücksicht nehmen. Da der Auslöser in der Rubrik „private und soziale Lebenswelt“ keine Krankheit ist, sondern zum großen Teil emotional gesteuert wird (Scham, Trauer, Angst, Ohnmacht usw.) hilft hier vor allem Verständnis. Sie ändern damit zwar nicht die private Situation, schaffen aber eine Grundlage der Arbeitsfähigkeit. Welche Lösungsmöglichkeiten es noch für diese Rubrik gibt und wie Sie diese bei sich etablieren können, verraten wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.

Hier gibt es sowohl emotionale als auch körperliche Auslöser für Fehlzeiten. Unterforderung, Langeweile, fehlende Sinnhaftigkeit, mangelnde Wertschätzung und Anerkennung usw. führen beispielsweise zu Demotivation und damit zu steigenden Fehlzeiten. Hier sind vor allem eine gute Kultur und Leadership gefragt. Lernen Sie die Potenziale und Talente Ihrer Mitarbeiter kennen, deren Motive. Führungskräfte sollten hierzu heutzutage das „K.E.F.F.E.-Modell“ beherrschen, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter kontinuierlich verbessern können und dabei auch deren Fähigkeiten und Einstellungen besser kennen lernen. „Peer Pressure“ ist ein großartiges rhetorisches Werkzeug für Führungskräfte, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Gerade bei monotonen Tätigkeiten schaffen Sie intrinsische Motivation hauptsächlich nur über die soziale Interaktionsqualität. Wir coachen Führungskräfte zu beiden Methoden.

Aber natürlich spielen auch Überforderung, zu hoher Leistungs- und Erfolgsdruck, einseitige körperliche Beanspruchung, zu wenig Regenerationsmöglichkeiten, Umweltbelastungen und physikalische sowie psychische Arbeitsbedingungen ebenso eine Rolle wie Arbeitsprozesse und Organisationsdefizite.

Welche Lösungsmöglichkeiten es in diesem Bereich gibt, und wie diese konkret für Ihr Unternehmen aussehen können, klären wir gerne in einem individuellen Gespräch mit Ihnen.

Eine Schlüsselrolle bei Fehlzeiten spielt das Verhalten sowie die soziale Interaktion in Unternehmen. Häufig lassen sich physikalische Arbeitsbedingungen heutzutage kaum mehr verbessern. Unternehmen haben bereits in den letzten Jahren und Jahrzehnten viel in ergonomische Verbesserungen, Hebehilfen, Arbeitsausstattung usw. investiert. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Reduktion von Fehlzeiten spielt das Verhalten der Mitarbeiter. Das Ziel eines modernen Gesundheitsmangements muss heute für Unternehmen sein, die Eigenverantwortung der Mitarbeiter für die eigene Gesundheit zu stärken. Zu viele Maßnahmen im Betrieb sind hierfür sogar kontraproduktiv, in der Regel erreichen Unternehmen damit ohnehin die bereits Gesundheitsbewussten.

Aber nicht nur das Verhalten, wenn es um die Gesundheit geht, spielt hierbei eine Rolle. Weitere Lösungsoptionen bestehen darin, die Selbstreflektion der Mitarbeiter zu stärken. „Warum habe ich mich mal ganz bewusst für diesen Beruf entschieden?“, „Was gefällt mir weiterhin so gut daran?“, „Wie sieht mein Beitrag für unseren Erfolg aus?“ usw. Dadurch steigern Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Hierzu gehört ebenso lösungsorientiert zu denken anstatt nur über Probleme zu sprechen.

Das Verhalten der Mitarbeiter zu optimieren stellt eine nachhaltige und ganzheitliche Lösung für Fehlzeitenreduktion dar. Wir haben hierzu in den letzten Jahren fantastische Ergebnisse erzielt.

30 Jahre körperlich anstrengende Tätigkeiten – über Verschleiß und Abnutzung muss man hier nicht diskutieren. Ebenso spielen Unfallrisiken, genetische Erkrankungen usw. eine Rolle. Was sollten Sie als Unternehmen hierzu beachten?

Zunächst einmal, dass diese Faktoren dahingehend bei jedem Mitarbeiter eine Rolle spielen werden, ob und wie häufig er fehlen wird. Deshalb sollten Sie hier bereits präventiv ansetzen. Ein gutes Gesundheitsverhalten hilft Mitarbeitern und Unternehmen, da Verschleiß und Abnutzung besser kompensiert werden können. Wenn der Körper auf die Belastung vorbereitet ist, kann er diese besser aushalten. So sollten Mitarbeiter, die z. B. schwer heben müssen, nicht sagen „ich brauche kein Krafttraining, ich habe mein Krafttraining schon auf der Arbeit, weil ich da so schwer heben muss“ sondern verstehen, dass genau das der Grund ist, warum sie ihre Muskulatur auf diese Anforderung besser vorbereiten müssen.

Ist das Kind in den Brunnen gefallen, sind die Lösungsmöglichkeiten deutlich begrenzter, jedoch gibt es auch hier erfolgreiche Ansätze. So helfen beispielsweise Beratungstage über die Qualität der medizinischen Versorgung oder Krankenzusatzversicherungen, mit denen Mitarbeiter schnellere Termine bei Ärzten erhalten oder einfach mehr Therapiemöglichkeiten finanziert bekommen. Was Sie noch tun können, um den prozentualen Anteil im Bereich „Gesundheitsanamnese“ für Ihre Fehlzeiten zu reduzieren, erläutern wir Ihnen sehr gerne.

3 wesentliche Säulen zur Reduktion von Fehlzeiten

Obwohl jeder Fehltag individuelle Ursachen hat, gibt es drei zentrale Säulen, die Fehlzeiten am wirksamsten vorbeugen. Unternehmen, die hier gut aufgestellt sind, haben durchweg auch geringe Ausfallzeiten Ihrer Mitarbeiter.

Diese drei Säulen helfen Ihnen zudem, Fehlzeiten individuell zu begegnen.

Unternehmenskultur - Werte

Damit schaffen Sie Sinnhaftigkeit - Gemeinschaftssinn - Zusammengehörigkeitsgefühl - Orientierung - Sicherheit - Stolz - Motivation. Eine gute Unternehmenskultur ist ein sehr wirksamer Schutz gegen emotionale Auslöser für Fehlzeiten.

Führungskräfte als Coaches und echtes Leadership

Führungskräfte haben einen immens hohen Einfluss auf die Fehlzeiten sowie auf Motivation - Sinnhaftigkeit - Wertschätzung - Anerkennung - Potenziale der Mitarbeiter nutzen - Team - soziale Interaktion und auch auf die Gesundheit.

eigene Verantwortung stärken

Selbstreflektion erhöhen - Achtsamkeit verbessern - positives Denken fördern - Lösungsdenken statt Problemdenken - Verantwortung für die eigene Gesundheit übernehmen - damit erreichen Sie nachhaltige Erfolge. Permanente Gesundheitsangebote braucht es dann gar nicht.

Kümmern Sie sich um die „Anwesenden“

Ein gutes Fehlzeitenmanagement besteht vor allem auch darin, sich um die Anwesenden zu kümmern. Viele Unternehmen verschwenden ihre Gedanken und Zeit darauf, sich mit denjenigen Mitarbeitern intensiv zu beschäftigen, die fehlen und vergessen dabei häufig die Mitarbeiter, die anwesend sind. Kümmern Sie sich um Ihre anwesenden Mitarbeiter, handeln Sie präventiv. Halten und verbessern Sie die Anwesenheitsquote, kreieren Sie Lösungen, die vor allem auf Anwesenheit abzielen. Der beste Schutz ist das Erzeugen von Lust auf Leistung, Lust auf Veränderung, Lust auf meine Arbeit.

Gerne helfen wir Ihnen bei Fragen zum Thema „Fehlzeiten-Reduktion“. Melden Sie sich einfach unverbindlich bei uns.

Thomas Heidenreich

Vorstandsvorsitzender